X

Ongewenste omgangsvormen

Datum laatste wijziging: 08-10-2018

Intro / algemeen

Ongewenste omgangsvormen bederven de werksfeer en kunnen de gezondheid, het zelfvertrouwen en de prestaties van medewerkers aantasten. Het kan daarbij gaan om ongewenste omgangsvormen van leidinggevenden en medewerkers onderling, of van derden.
Het thema ongewenste omgangsvormen omvat de volgende onderdelen:

  • Agressie en Geweld
  • Pesten
  • Seksuele intimidatie
  • Discriminatie (bv op grond van leeftijd, ras, geslacht, nationaliteit, vakbondslidmaatschap, godsdienst)

Het is zaak om een beleid rond ongewenste omgangsvormen op te stellen. Dit beleid is van toepassing op vaste medewerkers en inleenkrachten.
De Arbowet schrijft voor dat de werkgever er aandacht aan besteedt in de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak. Ook dienen werknemers voorlichting en onderricht te krijgen over de risico’s van ongewenste omgangsvormen en de beschermende maatregelen die genomen zijn.

Links

Risico

Ongewenste omgangsvormen in de RI&E
Als blijkt dat ongewenste omgangsvormen een knelpunt vormen in het bedrijf of een bedrijfsonderdeel, breng dan met een verdiepend onderzoek op elk onderdeel van ongewenste omgangsvormen in kaart waar en hoe het voorkomt in het bedrijf. Leg de resultaten daarvan vast in de RI&E en neem de te nemen maatregelen op in het plan van aanpak.
Mogelijke bronnen om na te gaan of ongewenste omgangsvormen in het bedrijf voorkomen zijn:

  • geanonimiseerde bevindingen en rapportages van vertrouwenspersonen en van de bedrijfsarts
  • resultaten van een eventueel medewerkers tevredenheidsonderzoek, PAGO of PMO.

Gedagscode ongewenste omgangsvormen
Stel binnen uw organisatie gedragsregels op over ongewenste omgangsvormen. De richtlijnen dienen vervolgens ( bv. tijdens een werkoverleg) bekend gemaakt te worden aan de leidinggevenden en medewerkers. In de gedragscode wordt beschreven:
•    Het doel van de gedragscode en mogelijke gevolgen van ongewenste omgangsvormen;
•    Wat is wel en niet toegestaan is in het bedrijf op het gebied van ongewenste omgangsvormen;
•    Welke consequenties er verbonden zijn aan het overtreden van de regels;
•    Hoe om te gaan met agressieve collega’s, bezoekers;
•    Hoe en aan wie incidenten gemeld dienen te worden;
•    Hoe de opvang, nazorg en aangifte wordt geregeld.
Plaats deze gedragscode ook op intranet of in de personeelsgids, en verwijs ernaar in het bedrijfsnoodplan.  

Vertrouwenspersoon
De werkgever wijst met instemming van de OR/ PVT één of meer vertrouwenspersonen aan. Bij voorkeur is minimaal één van hen een vrouw. De taken, rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd en bekend gemaakt in de organisatie. Ook de manier waarop medewerkers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken is voldoende bekend gemaakt.

Een vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt als onvoldoende onafhankelijk beschouwd.

Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een werknemer te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Afhankelijk van de wens van de betrokken werknemer kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, advies geven over de aanpak van het probleem, bemiddelen tussen de betrokken partijen, de werknemer begeleiden bij het indienen van een officiële klacht, etc. De werkgever zorgt voor voldoende scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersonen verstrekken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij hen gemelde incidenten aan directie en OR/PVT. 

Klachtenregeling
In een klachtenregeling wordt beschreven hoe een werknemer een klacht in kan dienen na een of meer incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Centraal in de klachtenregeling staat een klachtencommissie die als een ‘rechtbank, de klacht behandelt. Dat doet zij ondermeer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de directie over de te nemen vervolgstappen. Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven.

Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond ongewenste omgangsvormen invulling te geven: 
•  De werkgever sluit zich aan bij een externe, gespecialiseerde klachtencommissie;   
•  Er kan een interne klachtencommissie worden samengesteld. Dit op grond van een op te stellen klachtenreglement. Regelmatige opleiding van de leden is hier een vereiste.

In de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen staat aangegeven:
- Hoe medewerkers een klacht kunnen indienen;
- Hoe en binnen welke termijn een klacht in behandeling wordt genomen en wordt afgehandeld;
- Hoe wordt voorzien in onpartijdigheid van de klachtencommissie;
- Hoe na afsluiting van de klachtbehandeling wordt teruggekoppeld aan de klager, de verdachte en aan de werkgever.
- Wie zitting heeft in de klachtencommissie en eventuele plaatsvervangers.
- Hoe de deskundigheid en onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd is.

Zo’n klachtenregeling valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Voorlichten medewerkers
Medewerkers worden doeltreffend voorgelicht over de gedragscode, de vertrouwenspersonen en de klachtenregeling.

Instrueren leidinggevenden
Leidinggevenden hebben een sleutelrol bij incidenten op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Adequaat reageren van is van belang. Dat vergt alert zijn op soms onduidelijke signalen. Zaken op een goede manier ter sprake brengen, kan erger voorkomen. Het adequaat aanpakken van ongewenste omgangsvormen vraagt specifieke vaardigheden van de leidinggevende. 

Huisregels voor derden
In de huisregels is weergegeven wat binnen het bedrijf gehanteerd wordt als algemeen geldende gedragsregels voor derden. (klanten, leveranciers, bezoekers e.d.) Huisregels beschrijven welk gedrag al dan niet geaccepteerd wordt. Het geeft ook aan welke stappen worden ondernomen bij overtredingen.        

Incidenten door derden: registreren en melden
Er kan alleen een goed beeld ontstaan van de omvang en de ernst van ongewenste omgangsvormen door derden wanneer het bedrijf zicht heeft op de verschillende voorvallen. Daartoe is het belangrijk dat er een meldings- en registratieprocedure komt, waarbij alle incidenten, hoe klein ook, gemeld worden. Met behulp van een melding- en registratiesysteem wordt het eenvoudiger om preventieve maatregelen te treffen. 
NB: Incidenten met ongewenste omgangsvormen door collega’s worden niet in dit register opgenomen. Als het gaat om interne incidenten zal de vertrouwenspersoon jaarlijks aan directie en OR/PVT een geanonimiseerd overzicht geven van de aard van de meldingen die zij/hij ontvangen heeft.    

Inrichting risicovolle werkplekken
De organisatie draagt zoveel als mogelijk is zorg voor een veilige werkplek voor de medewerkers. 
Ga na of bepaalde werkzaamheden of plekken in het bedrijf een verhoogd risico op agressief of gewelddadig gedrag met zich meebrengen. Als dat het geval is wordt bij de inrichting van deze werkplekken (zo mogelijk) hiermee rekening gehouden of worden bouwkundige aanpassingen gedaan. Bijvoorbeeld:
•   Zorg voor een waarschuwingsalarm.
•   Zorg er voor dat derden alleen toegang kunnen krijgen tot een bepaalde ruimte. 
     Uitsluitend onder begeleiding kunnen derden zich verder verplaatsen binnen het bedrijf.
•   Zorg voor voldoende verlichting en zicht  op risicoplaatsen zoals b.v. de  fietsenstalling.

Afspraken over veilig openen en sluiten van het bedrijf
Uit onderzoek blijkt dat het openen en sluiten van het bedrijf een moment is met een verhoogde kans op agressie en geweld door derden. Zeker als het openen of sluiten door één medewerker gebeurt. Het is belangrijk om hier passende afspraken over te maken, eventueel in samenspraak met buurbedrijven.

Nazorg
Een incident kan op korte of lange termijn leiden tot lichamelijke en psychische schade bij het slachtoffer. Daarom is in ernstige gevallen adequate opvang en nazorg nodig. 
De kaders voor opvang en nazorg zijn:
•    de werkgever zorgt voor de mogelijkheid tot doorverwijzing naar geprofessionaliseerde traumaopvang; 
•    de nazorg moet binnen 72 uren nadat het incident heeft plaatsgevonden starten; 
•    als de medewerker in eerste instantie aangeeft geen gebruik te willen maken van de nazorg herhaalt de werkgever zijn aanbod na twee weken; 
•    de leidinggevende of vertrouwenspersoon maakt zo mogelijk afspraken over de werkwijze waarop het contact tussen slachtoffer en dader hersteld of hervat wordt en wie dat begeleidt; 
     
Jaarlijkse evaluatie
Een evaluatie kan plaatsvinden door gesprekken met de OR, vertrouwenspersonen, HR en arbofunctionarissen. Of door gesprekken binnen teams. Bij mondelinge evaluaties is een schriftelijk verslag sterk aan te bevelen.

Zie ook

- Ga met de zelfinspectietools van de Inspectie SZW na of het beleid van uw bedrijf aan de voorschriften voldoet. Klik hier voor de zelfinspectietools over: Pesten, Discriminatie en Seksuele intimidatie of over Agressie en Geweld door derden.
- Verwijs medewerkers naar de individuele test: Check je werkstress. Die test is gericht op werkdruk en ongewenste omgangsvormen in het werk. Daarmee kan een medewerker een eerste indruk krijgen van zijn eigen situatie op deze terreinen. 

ContactPostbus 61 - 2700 AB - Zoetermeer